Effizienzsteigerung durch automatisierte Ressourcenplanung im Labor

Ausgangssituation bei der OPR Group GmbH

Die OPR Group GmbH, ein Materialprüflabor, sah sich zu Beginn mit der Herausforderung konfrontiert, ihre Abläufe im Laboralltag effizienter zu gestalten. Viele Prozesse wurden manuell durchgeführt, was Potenzial für Verbesserungen in Bereichen wie Schnelligkeit, Planung und Transparenz eröffnete. Ergebnisse wurden manuell übertragen, was bei etwa 30.000 Prüfungen jährlich durchschnittlich fünf Minuten pro Prüfung in Anspruch nahm. Die Berichterstellung war nur teilautomatisiert, mit einem zusätzlichen Aufwand von etwa zehn Minuten pro Bericht für rund 6.000 Berichte pro Jahr.
Das Labor wurde bisher als eine vollständige “Blackbox” wahrgenommen: Aufträge wurden mit einem festgelegten Zieldatum eingereicht und irgendwann abgeschlossen zurückgegeben – idealerweise vor dem Zieldatum, oft aber auch danach. In der Praxis kam es somit bei etwa 50 Aufträgen jährlich zu verpassten Lieferterminen, hauptsächlich da die Fertigstellung unvorhersehbar war. Wenn der Kunde vorzeitig Ergebnisse von Prüfungen anforderte, die deutlich schneller abgeschlossen waren als andere Prüfungen derselben Probe, war dies nur durch umfangreiche persönliche Abstimmungen möglich. Dennoch scheiterte eine rechtzeitige Bereitstellung der Zwischenergebnisse häufig.

Bei Anfragen für größere Aufträge war eine Abschätzung der aktuellen Ressourcenauslastung nicht oder nur vollständig manuell möglich. Es kam zu starken Schwankungen im Arbeitsaufkommen, mit Tagen hoher Belastung und Tagen mit geringerem Arbeitsaufwand. Dies führte zu einer fehleranfälligen Planung und Überstunden, selbst bei einer Auslastung unter 100%. Die Abschätzung der Ressourcenauslastung, wie beispielsweise die Verfügbarkeit von Öfen, setzte voraus, dass eine Person alle 70 Öfen physisch inspizierte, die entsprechenden Papierprotokolle prüfte und die verbleibende Belegungszeit jedes Ofens ermittelte. Dies stellte lediglich eine Momentaufnahme dar – sobald der Auftrag final einging, musste der gesamte Prozess erneut durchgeführt werden, was nicht selten zu bösen Überraschungen führte. Um Unsicherheiten auszugleichen, wurden überdimensionierte Kapazitäten vorgehalten, was die Wirtschaftlichkeit beeinträchtigte. Eine objektive Bewertung der aktuellen Laborauslastung, sowohl personell als auch maschinell, war unmöglich. Investitionsentscheidungen basierten demzufolge auf Intuition anstatt auf Daten.
Zudem waren 90% der Dokumentation papierbasiert, was bei 30.000 Prüfungen jährlich einen erheblichen Zeitaufwand von etwa fünf Minuten pro Prüfung verursachte.

Lösung: Einführung der NEOLIMS-Software

Im Januar 2024 führte die OPR Group GmbH in Zusammenarbeit mit RMP Software GmbH die Softwarelösung NEOLIMS ein, die eine umfassende Digitalisierung und Automatisierung der Ressourcenplanung ermöglichte. Die Software integriert Mitarbeiter- und Geräteplanung, berücksichtigt Qualifikationen, Wartungszyklen und Kapazitäten. Transparente Dashboards und eine Smartphone-App mit QR- und NFC-Technologie vereinfachen die Prozesssteuerung und Dokumentation. Automatische Planungsalgorithmen minimieren Planungsfehler, während Analysetools wie Power BI datenbasierte Entscheidungen unterstützen. Die Software ermöglicht eine lückenlose Protokollierung, die Qualitätsmanagement und Compliance erleichtert.

Ergebnisse und Verbesserungen

Die Einführung von NEOLIMS führte zu einer Produktivitätssteigerung von über 30% innerhalb eines Jahres. Die manuelle Ergebnisübertragung wurde automatisiert, wodurch bei 30.000 Prüfungen jährlich etwa 2.500 Stunden eingespart wurden. Die Berichterstellung wurde vollständig automatisiert, was bei 6.000 Berichten jährlich rund 1.000 Stunden Zeitersparnis brachte. Die Transparenz der Laborprozesse eliminierte die „Blackbox“: Aufträge werden nun termingerecht abgeschlossen, und Zwischenergebnisse sind ohne zusätzlichen Aufwand verfügbar. Planungsfehler wurden minimiert, und die gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast reduzierte Überstunden erheblich.

Die Ressourcenauslastung kann nun in Echtzeit eingesehen werden, was manuelle Prüfungen überflüssig macht und präzise Kapazitätsplanungen ermöglicht. Dies führte zu einer Reduzierung von Überkapazitäten und datenbasierten Investitionsentscheidungen. Die Smartphone-Integration eliminierte 90% der Papierprotokolle, wodurch etwa weitere 2.500 Stunden pro Jahr eingespart wurden. Die lückenlose Dokumentation verbesserte die Compliance und ermöglichte Schwachstellenanalysen für kontinuierliche Optimierungen.